Među različitim vrstama poslovne komunikacije, korespondencija je važan dio poslovnog života. Njezin glavni alat su poznate uredske bilješke, koje su, ovisno o sadržaju, objašnjavajuće, predavanje, itd.
Što je dopis i zašto je potreban?
Prema svrsi, dopis je informativna poruka upućena zaposlenicima vlastitih ili drugih odjela, upravi odjela, tvrtki, odjela, podružnica. Popis tema koje se obrađuju u takvim dokumentima prilično je širok. Memorandumi upućuju na glavne događaje u životu tvrtke, na provedbu tekućeg rada, prevladavajuće neobične situacije, sadrže pritužbe i načine rješavanja različitih proizvodnih problema.
Glavna svrha ove vrste komunikacije jekoordinacija širokog spektra radnih pitanjau slučajevima kada usmena odluka nije moguća iz bilo kojeg razloga. Memorandum se također može koristiti kao smjernica za sastavljanje naloga, koji su, za razliku od naloga, neformalniji.
Primjer servisne napomene
Vrste i svrha memoranduma
Memorandum je najpopularnija vrsta dopisa upućenih čelniku tvrtke, glavnom knjigovođi ili nekom drugom nadređenom službeniku. Glavna svrha izvješća jeinformiranje nadređenih osoba o bilo kojoj situaciji , obavljanje posla, kao i izrada preporuka za rješavanje (uklanjanje) problema, itd. Memorandumza razliku od usluge, uvijek ide na višu razinu i ima pravnu snagu.
Najčešća vrsta memoranduma je izvješćivanje, informiranje upravljanja provedbom planova, napredak tekućeg rada itd. Rjeđe su izvješća koja izvješćuju o svakoj neplaniranoj situaciji koja zahtijeva odgovor od višeg rukovodstva. Raspon pitanja takvih izvješća je vrlo širok: od informacija koje se odnose na glavnu sektorsku aktivnost poduzeća do pritužbi na organizaciju radnih uvjeta i izvješća o nepoštivanju radne i financijske discipline, službenog ponašanja itd.
Memorandum - primjer
Pravimo ispravan dopis
Struktura dopisa zahtijeva prisutnost sljedećih elemenata:
- „Ograničenja“ koja označavaju organizaciju, ime i položaj primatelja, ime i ime autora.
- Tekstualni blok koji se sastoji od naslova dokumenta („Bilješka o podsjetniku“) i sažetka situacije, svih radnji, zahtjeva.
- Datumi i potpisi inicijatora (datum, potpis i ime inicijatora naznačeni su u jednom retku s lijeva na desno).
Registracijski broj može se navesti iu službenoj bilješci ako je upisan u časopis prema pravilima poduzeća. Važno je napomenuti da, budući da se uredski zapisi koriste samo unutar organizacije, dostupnost obrazaca nije preduvjet, osim ako to zahtijevaju pravila tvrtke. U isto vrijeme, neka poduzeća imajuvlastiti memorandum s logotipom posebno dizajniranim za poslovnu korespondenciju.
Kako napraviti memorandum?
Izvješće u svojoj strukturi slično je servisnom. Njegova glavna razlika je primatelj: ako se podaci u dopisu mogu poslati bilo kojem drugom zaposleniku, tada se poruka izvješća upućuje nadređenom službeniku.
Načini pisanja dopisa razlikuju se ovisno o svrsi. Posebno, interno izvješće koje se šalje upravi unutar organizacije izdaje se na isti način kao i dopis usluge. Razlika je u sadržaju teksta, koji se naziva "Memorandum", koji sadrži izjavu o suštini problema, prijedloge za njegovo uklanjanje ili opis već poduzetih mjera.
Ali pri izradi vanjskog memoranduma upućenog zaposlenicima drugih organizacija, pravila su stroža:
- Dokument se sastavlja na memorandumu organizacije.
- Zabilješka se upisuje u knjigu odlaznih pisama tvrtke, dok se dodijeljeni registracijski broj navodi u zaglavlju bilješke. Također, prilikom zaprimanja obavijesti, ona se registrira kao ulazni dokument u organizaciji primatelja.
- Vanjsku bilješku, u pravilu, potpisuje voditelj društva ili njegov zamjenik. Prilikom slanja mogu biti potrebni i potpisi šefova drugih odjela.
- Datum bilješke je datum kada je potpisan i otpremljen.
- Ako je bilješci popraćena dokumentarnim prilozima, onda se unjegov je tekstualni dio popis priloženih dokumenata.
Tekst izvješća ovisi o njegovoj svrsi:
- Izvješće o izvješćivanju treba sadržavati informacije o napretku rada, rokovima, opisu trenutnih problema itd. Takvo izvješće omogućuje šefu da na vrijeme uoči nedostatke u radu i ukloni ih.
- Memorandum o određenoj situaciji sastoji se od detaljnog opisa problema i prijedloga za njegovo poboljšanje (ukidanje). U praksi su takvi dokumenti često posvećeni pritužbama na kršenje radne discipline od strane zaposlenika i negativni, stoga je u prezentiranju informacija važno izostaviti emocionalnu komponentu i držati se točke.
Podsjetnik ili izvješće: u čemu je onda razlika?
Kao što vidimo, ured i memorandum imaju mnoge zajedničke značajke. Dakle, obje opcije se koriste za poslovnu komunikaciju, imaju sličnu strukturu dizajna. Istovremeno, postoje brojne razlike:
- Memorandum je namijenjen zaposlenicima različitih rangova unutar poduzeća, dok je izvješće sastavljeno samo na adresi više razine (vlastite tvrtke ili tvrtke treće strane).
- Memorandum je interni dokument, a izvješće se može koristiti u vanjskoj korespondenciji s drugim pravnim osobama.
- Memorandum, za razliku od izvješća, nema pravnu snagu. Budući da se dopis koristi interno, može se sastaviti na običnom listu papira. naIsti princip se izdaje i interno izvješće, ako se koristi unutar tvrtke. Istodobno, ako je izvješće poslano drugoj organizaciji, tada se u njegovoj pripremi koristi zaglavlje, registracijski broj i drugi obvezni elementi službene korespondencije.
